説明しても伝わらないとき｜相手の前提を確認して伝え直す方法

丁寧に説明したはずなのに、相手は違う作業を始めてしまう。さらに細かな手順を追加したのに、今度は「なぜそれが必要なのか」と聞かれる。情報を増やす前に、相手と自分がどこから違う話を始めたのかを確かめます。

説明が足りないのか、前提が違うのか

たとえば会議資料を頼むとき、自分は「明日の決定に必要な比較表」を想定していても、相手は「状況の報告書」を作ろうとしているかもしれません。どちらも資料という言葉を使っているため、違いに気づかないまま手順の話だけが長くなります。まず「この資料で誰が何を決めるのか」を一文にします。

国語ルートで、自分が使った言葉を読み直します。「早めに」「簡潔に」「必要な情報」など、相手によって範囲が違う言葉を特定し、締切や形式、使い道を確かめます。相手の理解不足と決める前に、自分が共有していなかった前提がないかを調べます。

一つの確認質問から、説明を書き換える

「この資料は何に使うと理解していますか」と聞き、返ってきた内容を自分の意図と照合します。ズレがあれば、説明を全部やり直すのではなく、目的や判断基準が違う一箇所から直します。相手が納得していない場合は、理由や懸念を聞き、単なる伝達の問題なのか、意見が異なるのかも分けます。

伝わったかは、相手の次の行動で確かめる

相手が復唱できたことだけでなく、合意した目的に沿って動けているかを確認します。説明を短くした結果、必要な安全情報まで抜けるようなら、内容を戻す必要があります。社会人先生の信頼の蓄積は、同じ言葉を繰り返すことではなく、相手と確かめながら必要な情報を共有する日々の積み重ねです。